Wdrożenie enova365 razem z otoczeniem, w którym ma działać
Jesteśmy Autoryzowanym Partnerem enova365. Prowadzimy analizę, migrację, wdrożenie i opiekę, a przy tym rozumiemy serwery, dostęp i kopie zapasowe środowiska, od którego ten system zależy.
Kiedy wdrożenie ERP ma sens
System ERP nie naprawia procesu, który nie istnieje. Te sytuacje wskazują, że jest gotowość.
Jeśli rozpoznajecie u siebie dwa albo trzy z tych sygnałów, bezpłatna konsultacja online pokaże, czy i od czego zacząć.
- Te same dane wpisuje się ręcznie w dwóch albo trzech miejscach.
- Zamknięcie miesiąca trwa tygodnie i opiera się na jednej osobie.
- Nie da się szybko odpowiedzieć, ile firma zarobiła na konkretnym zleceniu.
- Obecne oprogramowanie nie nadąża za zmianami w przepisach.
- Obowiązki związane z KSeF wymuszają zmianę sposobu wystawiania faktur.
- Firma rośnie i program dla mikrofirmy przestał wystarczać.
- Kadry i płace liczy się w arkuszu, a to ryzyko rośnie z każdym pracownikiem.
Pięć etapów wdrożenia, od analizy do startu.
- 1
Analiza przedwdrożeniowa
Dwa do pięciu dni. Rozmowy z osobami, które będą w systemie pracować, inwentaryzacja obecnych narzędzi, dobór modułów i modelu licencji, harmonogram i budżet. Analizę można kupić osobno, a jeśli w ciągu pół roku zamówicie wdrożenie, zaliczamy ją w całości na jego poczet.
- 2
Konfiguracja i parametryzacja
Od jednego do trzech tygodni. Struktura organizacyjna, uprawnienia, kalendarze, składniki płacowe albo cenniki i kartoteki, zależnie od modułu. Do tego integracje: KSeF, obsługa ubezpieczeń społecznych, bankowość.
- 3
Migracja danych
Równolegle z konfiguracją. Kontrahenci, pracownicy, towary, bilanse otwarcia i historia wynagrodzeń, z weryfikacją spójności. Ten etap zwykle ujawnia, ile błędów było w starych danych.
- 4
Testy i szkolenie
Trzy do pięciu dni. Testy akceptacyjne na rzeczywistych danych, prowadzone przez Wasz zespół, nie przez nas. Do tego szkolenie i materiały opisujące Wasze procesy, nie ogólne funkcje systemu.
- 5
Start produkcyjny i opieka
Uruchomienie od pierwszego dnia miesiąca, wsparcie przy pierwszym zamknięciu miesiąca albo pierwszej liście płac i trzydzieści dni asysty w cenie wdrożenia.
Co dostajecie na piśmie.
Raport z analizy przedwdrożeniowej
Opis obecnych procesów, rekomendowany zakres modułów, model licencji, harmonogram i budżet. Dokument jest Wasz także wtedy, gdy wdrożenie zlecicie komuś innemu.
Skonfigurowane środowisko produkcyjne
System gotowy do pracy, ze zmigrowanymi danymi, uprawnieniami i uruchomionymi integracjami.
Dokumentacja konfiguracji
Ustawienia, które podjęliśmy, i uzasadnienie decyzji. Bez tego każda przyszła zmiana zaczyna się od odgadywania, dlaczego coś jest ustawione właśnie tak.
Protokół migracji danych
Zestawienie tego, co przeniesiono, w jakiej liczbie i co wymagało korekty. Dokument potrzebny przy pierwszym audycie albo kontroli.
Kto odpowiada za co.
Nie podejmujemy decyzji księgowych ani podatkowych za Was. Konfigurujemy system tak, jak zdecyduje Wasza księgowość albo Wasz doradca podatkowy.
Po stronie NexaIT
- przeprowadzenie analizy przedwdrożeniowej i rekomendacja zakresu
- konfiguracja i parametryzacja systemu zgodnie z ustaleniami
- migracja danych i weryfikacja ich spójności
- uruchomienie integracji, w tym KSeF, w zakresie objętym umową
- szkolenie zespołu i materiały opisujące Wasze procesy
- wsparcie przy pierwszym zamknięciu miesiąca albo pierwszej liście płac
- opieka powdrożeniowa i aktualizacje wersji w ramach osobnej umowy
Po Waszej stronie
- wskazanie osób, które znają procesy i mają czas na udział w analizie oraz testach
- decyzja o zakresie modułów i modelu licencjonowania
- zakup licencji, który jest osobną pozycją u producenta
- przygotowanie i weryfikacja danych źródłowych, bo tylko Wy wiecie, które z nich są aktualne
- przeprowadzenie testów akceptacyjnych, bo to Wasi ludzie wiedzą, jak proces ma wyglądać
- decyzje merytoryczne w sprawach księgowych, kadrowych i podatkowych
- zapewnienie środowiska serwerowego albo decyzja o pracy w chmurze
Czego ta usługa nie obejmuje.
Jasne granice zakresu są częścią dobrej umowy. Mówimy o nich przed podpisaniem, a nie przy pierwszej fakturze.
Licencje zamawiamy jako Autoryzowany Partner i przekazujemy aktualny cennik producenta. Warstwę serwerową robimy w ramach osobnej usługi, więc nie trzeba szukać drugiego dostawcy.
- licencji systemu, która jest osobną pozycją u producenta, w modelu zakupu albo abonamentu
- kosztu aktualizacji licencji, będącego opłatą roczną liczoną od jej wartości
- doradztwa księgowego, kadrowego i podatkowego, które należy do uprawnionego doradcy
- sprzętu serwerowego i infrastruktury, jeśli system ma działać lokalnie
- rozwoju funkcji, których w systemie nie ma i wymagają pracy producenta
- migracji danych, których nie da się wyeksportować ze starego programu w czytelnej formie
- reprezentacji przed organami podatkowymi
- szkoleń dodatkowych ponad zakres wliczony we wdrożenie
Kiedy to dobry wybór, a kiedy nie
To ma sens, jeśli
- Firma ma powtarzalne procesy, które dziś prowadzi w arkuszach i kilku programach.
- Zależy Wam na tym, żeby system nadążał za zmianami w polskich przepisach.
- Obowiązki związane z KSeF wymuszają zmianę sposobu obiegu faktur.
- Chcecie jednego dostawcę na system i na środowisko, w którym on działa.
Nie polecamy, jeśli
- Procesy nie są ustalone i każdy robi po swojemu. Wtedy najpierw mapowanie procesów, potem ERP.
- Szukacie najtańszego programu do faktur. ERP to inna kategoria kosztu i inna kategoria korzyści.
- Nikt w firmie nie ma czasu na analizę i testy. Bez udziału Waszego zespołu wdrożenie się nie udaje.
- Oczekujecie wdrożenia w dwa tygodnie. Realny czas to od trzech tygodni dla jednego modułu do kilku miesięcy dla środowiska wielomodułowego.
Co wpływa na cenę
Wdrożenie jednego modułu w mikrofirmie albo małej firmie zaczyna się od 7 500 zł netto. Standard dla małej firmy z jednym lub dwoma modułami zaczyna się od 12 000 zł netto. Środowisko wielomodułowe wyceniamy indywidualnie po analizie, bo bez niej każda liczba byłaby zgadywaniem.
- liczba modułów i wybrany wariant funkcjonalny systemu
- liczba stanowisk pracujących w systemie
- stan danych źródłowych, bo migracja z nieuporządkowanego programu zajmuje wielokrotnie więcej czasu
- liczba integracji z systemami zewnętrznymi, na przykład sklepem internetowym albo bankiem
- stopień odejścia procesów od standardowej obsługi w systemie
- liczba grup do przeszkolenia i zakres materiałów
- czy system ma pracować lokalnie, co wymaga przygotowania środowiska serwerowego
Pytania przed decyzją.
Ile realnie trwa wdrożenie?
Jeden moduł w małej firmie to zwykle trzy do sześciu tygodni. Standard z jednym lub dwoma modułami przy 10-20 stanowiskach to sześć do dwunastu tygodni. Środowisko wielomodułowe z produkcją to trzy do sześciu miesięcy. Najczęstszą przyczyną opóźnień nie jest technika, ale dostępność Waszych ludzi na testy.
Zakup licencji czy abonament?
Producent podaje, że oba modele są dostępne i że można je później zmienić. Zakup na własność daje niższy koszt całkowity w horyzoncie kilku lat, ale wymaga większego nakładu na start. Abonament rozkłada koszt i bywa lepszy, gdy firma szybko się zmienia. Aktualne stawki podajemy przy wycenie, po sprawdzeniu cennika w panelu partnerskim, a nie z pamięci.
Co z KSeF, jeśli bramka ministerstwa nie odpowiada?
Producent podaje, że system kolejkuje dokumenty przy przeciążeniu serwerów KSeF i wysyła je w późniejszym momencie bez udziału użytkownika, a także że obsługuje tryb pracy przy niedostępności bramki. To zachowanie systemu, nie gwarancja terminu dostarczenia dokumentu do KSeF, i tak to przedstawiamy.
Czy musimy kupić analizę przed wdrożeniem?
Nie musicie, ale zalecamy. Analiza kosztuje od 4 500 do 11 000 zł netto zależnie od zakresu i jest w całości zaliczana na poczet wdrożenia, jeśli zamówicie je w ciągu pół roku. Bez analizy każda wycena wdrożenia wielomodułowego jest zgadywaniem, a my takich nie wystawiamy.
Wiedza w tym temacie.
Wszystkie artykuły
Powiązane
Bezpłatnie · 60 minut online · bez zobowiązań
Najpierw rozmowa o procesie, potem narzędzie.
- Opowiadacie o procesieOnline, przez wideorozmowę. Co dziś zabiera czas, w jakich systemach są dane i co chcecie osiągnąć.
- Mówimy, czy wartoCzasem wystarczy zmiana w arkuszu albo w procesie. Wtedy tak powiemy, zamiast proponować projekt.
- Dostajecie następny krokMailem po spotkaniu: co zmapować, jakie dane przygotować i od czego zależy cena.
Nie prowadzimy formularza kontaktowego. Odbieramy telefon i odpisujemy na pocztę.