Zewnętrzny dział IT, który bierze odpowiedzialność na piśmie
Przejmujemy komputery, sieć, kopie zapasowe i bezpieczeństwo Waszej firmy. Z czasem reakcji zapisanym w umowie, jednym kanałem zgłoszeń i raportem, który da się przeczytać na zarządzie.
Kiedy doraźny informatyk przestaje wystarczać
Nie ma jednej liczby stanowisk, po której trzeba zmienić model. Jest kilka sygnałów, które zwykle pojawiają się razem.
Jeśli rozpoznajecie u siebie dwa albo trzy z tych objawów, bezpłatny przegląd IT pokaże, od czego zacząć.
- Awarie naprawia się wtedy, gdy ktoś ma czas, a firma w tym czasie stoi.
- Nikt nie potrafi odpowiedzieć na pytanie, czy kopie zapasowe da się odtworzyć.
- Hasła administracyjne, licencje i konfiguracje są w głowie jednej osoby albo w jej prywatnym notatniku.
- Kilku dostawców IT przerzuca się odpowiedzialnością, a Wy jesteście pośrednikiem.
- Nowy pracownik czeka na sprzęt i konta kilka dni, bo nie ma procedury.
- Nie wiadomo, ile firma wydaje na IT i za co dokładnie płaci.
Co robimy w ramach tej usługi.
- 1
Helpdesk bez limitu zgłoszeń
Bieżące wsparcie użytkowników: problemy z systemem, aplikacjami, pocztą, drukarkami, kontami i hasłami. Każde stanowisko ma agenta, przez który pracownik zgłasza problem jednym kliknięciem prosto z pulpitu. Zgłoszenie od razu trafia do systemu z kontekstem urządzenia, a pracownik śledzi jego status w portalu. Zamiast szukania numeru czy pisania maila, sprawa jest od początku zarejestrowana i nic nie ginie. Telefon i e-mail pozostają dostępne. Bez limitu liczby zgłoszeń, w granicach rozsądnego użycia.
- 2
Monitoring urządzeń
Agent na każdym stanowisku raportuje dostępność, stan dysków, status kopii zapasowych i alerty krytyczne. W pakiecie BUSINESS IT i wyżej monitoring jest proaktywny, czyli reagujemy na sygnał, nie na telefon od pracownika.
- 3
Aktualizacje systemów i aplikacji
Regularne, planowane, a nie „przy okazji innej wizyty”. Aktualizacje krytyczne dla bezpieczeństwa wchodzą priorytetowo, pozostałe w oknie, które nie przerywa pracy.
- 4
Nadzór nad kopiami zapasowymi
Od comiesięcznej weryfikacji w pakiecie START IT, przez automatyczną kontrolę, do kwartalnego testu odtworzenia w PROFESSIONAL IT. Test odtworzenia jest protokołowany.
- 5
Administracja kontami w chmurze
Microsoft 365 albo Google Workspace: zakładanie i blokowanie kont, uprawnienia, resety haseł, polityki bezpieczeństwa poczty i plików, uwierzytelnianie dwuskładnikowe.
- 6
Administracja serwerami i siecią
Od pakietu BUSINESS IT jeden serwer i podstawowa sieć. Od PROFESSIONAL IT środowisko wieloserwerowe, wirtualizacja, segmentacja sieci i kontrola dostępu.
- 7
Dokumentacja środowiska
Inwentaryzacja urządzeń, kont administracyjnych, licencji, umów z dostawcami i zależności między systemami. Utrzymywana na bieżąco, nie robiona raz przy wdrożeniu.
- 8
Raport miesięczny
Zgłoszenia, alerty, wykonane prace, stan kopii zapasowych, zużycie godzin z pakietu i rekomendacje na kolejny miesiąc. Wysyłany bez przypominania.
Co zostaje u Was na piśmie.
Materiały, które zostają u Was także wtedy, gdy kiedyś zmienicie dostawcę.
Dokumentacja startowa
Spis urządzeń z numerami seryjnymi, konta administracyjne, licencje z datami odnowienia, dostawcy usług i mapa zależności między systemami.
Katalog obsługi i SLA
Kanały zgłoszeń, definicje priorytetów, okna wsparcia, czasy reakcji, zasady eskalacji i lista prac rozliczanych poza abonamentem.
Raport miesięczny
Historia zgłoszeń i prac w formie, która pozwala ocenić, czy usługa działa, i zaplanować budżet na kolejny rok.
Protokół przekazania dostępów
Dokument potwierdzający, jakie dostępy przejęliśmy i kiedy. Ten sam mechanizm działa w drugą stronę przy zakończeniu współpracy.
Kto odpowiada za co.
Ten podział zapisujemy w umowie, a nie ustalamy w trakcie awarii. Zakres można rozszerzyć, ale wtedy zmienia się też cena. Mówimy o tym przed podpisaniem, nie po fakcie.
Po stronie NexaIT
- przyjmowanie, klasyfikacja i prowadzenie zgłoszeń do zamknięcia
- monitoring objętych urządzeń i obsługa uzgodnionych alertów
- aktualizacje systemów i aplikacji w objętym zakresie
- nadzór nad kopiami zapasowymi i ich cykliczna weryfikacja
- administracja kontami, uprawnieniami i politykami bezpieczeństwa
- utrzymanie dokumentacji środowiska i raport miesięczny
- koordynacja innych dostawców w granicach zapisanych w umowie
Po Waszej stronie
- wskazanie osoby decyzyjnej w sprawach IT i osoby do kontaktu operacyjnego
- zgłaszanie problemów przez ustalony kanał, a nie prywatną wiadomością do technika
- zgoda na instalację monitoringu na objętych urządzeniach
- decyzje budżetowe: zakup sprzętu, licencji i zgoda na prace poza abonamentem
- informowanie o zmianach kadrowych, które wymagają zakładania i blokowania kont
- utrzymanie umów z dostawcami łącza internetowego i usług, których nie przejmujemy
- fizyczne zabezpieczenie pomieszczeń, w których stoi sprzęt
Czego ta usługa nie obejmuje.
Jasne granice zakresu są częścią dobrej umowy. Mówimy o nich przed podpisaniem, a nie przy pierwszej fakturze.
Każdą z tych rzeczy potrafimy zrobić albo skoordynować. Wyceniamy je osobno, żeby cena podstawowa pozostała porównywalna z innymi ofertami, a Wy wiedzieli, za co dokładnie płacicie.
- licencji oprogramowania i sprzętu, które fakturujemy osobno jako koszt przechodni z marżą handlową
- ochrony stacji roboczych, którą rozliczamy za każde urządzenie od 19 zł netto miesięcznie
- projektów wdrożeniowych: migracji, budowy sieci, wdrożenia systemu ERP
- prac poza oknem wsparcia Waszego pakietu, które rozliczamy według stawek z dopłatą
- wizyt na miejscu w pakietach START IT i BUSINESS IT, gdzie dojazd jest osobną pozycją
- odzyskiwania danych z uszkodzonych nośników, co jest usługą laboratoryjną
- wsparcia dla oprogramowania branżowego, którego producent nie udostępnia nam kanału zgłoszeń
Kiedy to dobry wybór, a kiedy nie
To ma sens, jeśli
- Firma ma od 5 do 100 stanowisk i IT przestało być czymś, co da się załatwić przy okazji.
- Praca zależy od systemów, których przestój kosztuje więcej niż abonament.
- Ktoś w firmie chce mieć jeden numer telefonu do wszystkich spraw IT.
- Potrzebujecie dokumentacji i przewidywalności, nie tylko naprawy, kiedy się zepsuje.
Nie polecamy, jeśli
- Szukacie najniższej ceny za godzinę. Wtedy lepszy będzie rozliczany godzinowo serwis lokalny.
- Firma ma dwa komputery i pocztę na darmowym koncie. Abonament byłby wydatkiem bez pokrycia.
- Potrzebujecie inżyniera na miejscu codziennie. To model etatowy, nie abonamentowy.
- Środowisko opiera się na oprogramowaniu, do którego nikt poza autorem nie ma dostępu i nie da się tego zmienić.
Co wpływa na cenę
Cena startowa dotyczy środowiska typowego. Te elementy ją podnoszą i mówimy o tym od razu.
- liczba stanowisk oraz liczba serwerów i urządzeń sieciowych do objęcia opieką
- okno wsparcia, którego potrzebujecie, i wymagany czas reakcji dla zgłoszeń krytycznych
- liczba lokalizacji i to, czy wymagają wizyt na miejscu
- stan środowiska na wejściu: brak dokumentacji i sprzęt po wsparciu producenta oznaczają więcej pracy w pierwszych miesiącach
- liczba systemów branżowych, które trzeba utrzymywać obok standardowego stosu
- zakres kopii zapasowych i to, czy potrzebny jest plan odtwarzania po awarii
- liczba wymaganych integracji z dostawcami zewnętrznymi
Pytania przed decyzją.
Co się dzieje, gdy zużyjemy godziny z pakietu?
Informujemy, gdy zużycie osiągnie 80 procent limitu, więc nadwyżka nigdy nie jest niespodzianką na fakturze. Powyżej limitu rozliczamy 220 zł netto za godzinę wsparcia użytkowników i 280 zł za prace specjalistyczne. Niewykorzystane godziny nie przechodzą na kolejny miesiąc. To standard rynkowy i mówimy o nim przed podpisaniem umowy.
Czy obsługujecie zgłoszenia w weekend?
Zależy od pakietu. START IT i BUSINESS IT działają w dni robocze, a praca poza oknem wsparcia jest rozliczana osobno z dopłatą 50 procent wieczorem i w sobotę oraz 100 procent nocą, w niedzielę i w święta. PROFESSIONAL IT ma dyżur weekendowy dla zgłoszeń krytycznych bez dopłaty do stawki, a ENTERPRISE IT okno 24/7 dla tych zgłoszeń.
Czy musimy zmieniać sprzęt albo oprogramowanie na start?
Nie. Zaczynamy od tego, co jest, i dopiero po inwentaryzacji mówimy, co realnie wymaga wymiany, a co da się jeszcze utrzymać. Rekomendacje trafiają do raportu z priorytetami i szacunkiem kosztu, a decyzja o zakupie należy do Was.
Co jeśli mamy własnego informatyka?
To częsty i dobry układ. Wtedy przejmujemy warstwy, które trudno utrzymać jednej osobie: monitoring, kopie zapasowe, serwery, sieć i zastępowalność podczas urlopu, a Wasz informatyk zostaje przy sprawach bliższych biznesowi. Zakres dzielimy na piśmie, żeby nie powstała szara strefa.
Wiedza w tym temacie.
Wszystkie artykuły
Powiązane
Bezpłatnie · 60 minut online · bez zobowiązań
Przegląd IT, a nie rozmowa sprzedażowa.
- Rozmawiacie z inżynieremOnline, przez wideorozmowę. Nie z handlowcem. Niczego nie instalujemy i nie zmieniamy.
- Sprawdzamy 8 obszarówKopie, dostępy, sieć, pocztę, serwer, licencje, ochronę i gotowość na KSeF.
- Dostajecie kartęTrzy priorytety na jednej stronie, mailem po spotkaniu. Wasze, do dowolnego użytku.
Nie prowadzimy formularza kontaktowego. Odbieramy telefon i odpisujemy na pocztę.