Automatyzujemy pracę, której nikt nie powinien robić ręcznie
Łączymy systemy, dokumenty i dane w proces, który działa bez przepisywania, pilnowania terminów i kopiowania informacji między ekranami. AI dokładamy tam, gdzie rzeczywiście skraca pracę, a nie tam, gdzie dobrze brzmi.
Co warto automatyzować w pierwszej kolejności
Nie zaczynamy od pytania o model AI. Szukamy procesu, który jest częsty, powtarzalny i da się go zmierzyć.
Jeśli rozpoznajecie u siebie dwa albo trzy z tych sygnałów, bezpłatna konsultacja online pokaże, czy i od czego zacząć.
- Ta sama informacja jest przepisywana między pocztą, arkuszem, CRM i systemem ERP.
- Faktury, zamówienia albo umowy ktoś codziennie przepisuje z PDF do programu.
- Raport składa się co tydzień ręcznie z kilku plików.
- Terminy pilnowane są w prywatnych kalendarzach i wiadomościach.
- Wiedza firmowa istnieje w dokumentach, ale szybciej jest zapytać kolegę niż ją znaleźć.
- Dwa systemy w firmie nie rozmawiają ze sobą, więc ktoś robi to za nie.
Co robimy, od procesu do działającego przepływu.
- 1
Mapowanie procesu
Rozpisujemy wyzwalacze, dane wejściowe, decyzje, wyjątki i odpowiedzialność, zanim powstanie pierwsza automatyzacja.
- 2
Sprint automatyzacji
Jeden proces od początku do końca: projekt, przepływ w n8n, Make albo Power Automate, obsługa błędów, powiadomienia, testy i dokumentacja. Zwykle od jednego do trzech tygodni.
- 3
Integracja systemów
Połączenie dwóch systemów przez API: przepływ i walidacja danych, obsługa duplikatów i konfliktów, ponawianie po błędzie i podgląd stanu synchronizacji.
- 4
Odczyt dokumentów z AI
Wyciąganie danych z faktur, zamówień i umów, klasyfikacja i podsumowania. Dokumenty, co do których model nie jest pewny, trafiają do człowieka.
- 5
Asystent wiedzy firmowej
Wyszukiwanie i odpowiedzi oparte na zatwierdzonych dokumentach, z odnośnikiem do źródła i testem dokładności odpowiedzi przed startem.
- 6
Monitoring i koszty
Każde uruchomienie zostawia log, błąd wywołuje alert, a przy AI pilnujemy też kosztu zapytań do modelu.
Co dostajecie na piśmie.
Rozwiązanie ma być możliwe do utrzymania także po zakończeniu projektu.
Mapa procesu
Stan przed i po wdrożeniu, z wyjątkami i osobą odpowiedzialną za każdy krok.
Dokumentacja przepływów
Systemy, dostępy, zależności i sposób obsługi błędów, zapisane tak, żeby inna osoba mogła to przejąć.
Scenariusze testowe
Przypadki poprawne, błędne i graniczne, na których odbieramy wdrożenie.
Instrukcja i szkolenie
Co sprawdzić i jak zareagować, gdy proces się zatrzyma. Do tego krótkie szkolenie osób, które z niego korzystają.
Kto odpowiada za co.
Granice odpowiedzialności ustalamy przed wyceną. Każdy projekt ma po Waszej stronie osobę, która za niego odpowiada.
Po stronie NexaIT
- analiza procesu i zależności między systemami
- projekt rozwiązania wraz z kryteriami odbioru zapisanymi przed startem
- budowa, testy i dokumentacja przepływów
- dobór modelu AI i test dokładności tam, gdzie AI jest częścią procesu
- poprawki błędów przez 30 dni od odbioru
Po Waszej stronie
- wskazanie właściciela procesu i osoby decyzyjnej
- dostępy do systemów i przykładowe dane do testów
- udział użytkowników w testach odbiorczych
- konta i licencje narzędzi oraz koszt zapytań do modelu AI, płacone bezpośrednio u dostawcy
- decyzje o tym, co automat może zrobić sam, a co wymaga zatwierdzenia
Czego ta usługa nie obejmuje.
Jasne granice zakresu są częścią dobrej umowy. Mówimy o nich przed podpisaniem, a nie przy pierwszej fakturze.
Jeżeli prostsza zmiana organizacyjna rozwiąże problem lepiej niż automat, powiemy to przed wyceną.
- automatyzowania procesu, którego nikt w firmie nie potrafi opisać
- decyzji prawnych lub finansowych podejmowanych przez AI bez zatwierdzenia człowieka
- wdrożeń na prywatnych kontach pracowników i nieudokumentowanych dostępach
- kosztu zapytań do modeli AI i licencji narzędzi, które rozliczacie bezpośrednio z dostawcą
- rozwoju funkcji w cudzym systemie, jeśli jego producent nie udostępnia API
Kiedy projekt ma sens, a kiedy nie
To ma sens, jeśli
- Proces powtarza się co najmniej kilka razy w tygodniu.
- Da się zmierzyć czas albo liczbę błędów przed zmianą i po niej.
- Jest osoba, która odbierze proces i będzie za niego odpowiadać.
Nie polecamy, jeśli
- Proces zmienia się co kilka dni i nikt nie wie, jak ma wyglądać.
- Celem jest samo „posiadanie AI”, bez problemu do rozwiązania.
- Brakuje dostępu do systemów, które mają ze sobą rozmawiać.
Co wpływa na cenę
Wyceniamy zakres, nie liczbę modnych skrótów. Dla orientacji: sprint automatyzacji jednego procesu od 7 000 zł netto, integracja dwóch systemów od 7 500 zł netto, automatyzacja z użyciem AI od 9 000 zł netto.
- liczba systemów do połączenia i jakość ich API
- liczba wyjątków i decyzji w procesie
- czy w procesie jest AI i jaka dokładność jest wymagana
- wymagany poziom monitoringu i obsługi błędów
- zakres danych historycznych do przeniesienia
Pytania przed decyzją.
Czy automatyzacja wymaga wymiany obecnych systemów?
Najczęściej nie. Najpierw sprawdzamy, co da się połączyć w narzędziach, które już działają w firmie. Wymianę systemu proponujemy tylko wtedy, gdy nie ma do niego żadnego dostępu z zewnątrz.
Czy nasze dane muszą trafić do zewnętrznego modelu AI?
Nie zawsze. Architektura zależy od poufności danych, wymagań prawnych i budżetu. Przy danych wrażliwych ustalamy na piśmie, co może opuścić firmę, a co nie, zanim cokolwiek zbudujemy.
Co się dzieje, gdy automatyzacja przestanie działać?
Dostajecie powiadomienie, a każde uruchomienie zostawia log, więc widać, na którym kroku i dlaczego proces się zatrzymał. Instrukcja mówi, co zrobić od razu. Stałe utrzymanie możemy przejąć w ramach opieki.
Ile kosztuje korzystanie z AI po wdrożeniu?
Zapytania do modelu są kosztem powtarzalnym, zależnym od liczby dokumentów i pytań. Szacujemy go przed startem, pokazujemy w wycenie osobno i monitorujemy po uruchomieniu.
Wiedza w tym temacie.
Wszystkie artykuły
Powiązane
Bezpłatnie · 60 minut online · bez zobowiązań
Najpierw rozmowa o procesie, potem narzędzie.
- Opowiadacie o procesieOnline, przez wideorozmowę. Co dziś zabiera czas, w jakich systemach są dane i co chcecie osiągnąć.
- Mówimy, czy wartoCzasem wystarczy zmiana w arkuszu albo w procesie. Wtedy tak powiemy, zamiast proponować projekt.
- Dostajecie następny krokMailem po spotkaniu: co zmapować, jakie dane przygotować i od czego zależy cena.
Nie prowadzimy formularza kontaktowego. Odbieramy telefon i odpisujemy na pocztę.