Raport, który nie zaczyna się od kopiowania danych
Porządkujemy źródła, definicje i odpowiedzialność za dane, a potem budujemy pulpity, na których finanse, sprzedaż i operacje widzą te same liczby. Bez wysyłania plików i bez pytania, która wersja jest aktualna.
Kiedy raportowanie wymaga przebudowy
Problem rzadko leży w kolorze wykresu. Zwykle leży w danych pod nim.
Jeśli rozpoznajecie u siebie dwa albo trzy z tych sygnałów, bezpłatna konsultacja online pokaże, czy i od czego zacząć.
- Każdy dział liczy ten sam wskaźnik trochę inaczej.
- Przygotowanie raportu trwa dłużej niż jego omówienie.
- Nie wiadomo, z jakiego dnia pochodzą liczby na zebraniu.
- Kluczowy arkusz działa tylko na komputerze jednej osoby.
- Dane z systemu księgowego, sprzedaży i magazynu trzeba ręcznie sklejać.
- Zarząd dostaje raport, ale nie może sam sprawdzić, skąd wzięła się liczba.
Co robimy, od źródeł do pulpitu.
- 1
Warsztat wskaźników
Ustalamy, jakie decyzje raport ma wspierać, i spisujemy definicję każdego wskaźnika razem z jego właścicielem.
- 2
Audyt i czyszczenie źródeł
Sprawdzamy system ERP, CRM, arkusze i bazy danych: co jest dostępne, jak często się zmienia i gdzie są braki.
- 3
Model danych
Relacje między tabelami, miary i reguły jakości. To warstwa, dzięki której liczby w pulpicie się zgadzają.
- 4
Pulpity dla ról
Do sześciu widoków w podstawowym zakresie: zarządczy, sprzedaż, finanse, operacje. Z filtrami i interakcjami, bez zbędnych wykresów.
- 5
Automatyczne odświeżanie
Harmonogram zasilania, monitoring i obsługa błędów, żeby raport nie zatrzymał się po cichu.
- 6
Automatyczne zestawienia
Prostsze raporty w Excelu lub PDF generowane i wysyłane według harmonogramu, gdy pełny pulpit nie jest potrzebny.
- 7
Konsolidacja danych
Gdy źródeł jest kilka, budujemy jedną bazę z ujednoliconymi danymi, harmonogramem aktualizacji i słownikiem danych.
Co dostajecie na piśmie.
Nie tylko gotowy ekran, ale też to, co pozwala mu ufać.
Słownik wskaźników
Definicje, właściciele i źródła każdego wskaźnika, w jednym dokumencie.
Udokumentowany model danych
Tabele, relacje, miary i przekształcenia opisane tak, żeby dało się je rozwijać.
Pulpity dla ról
Opublikowane widoki zarządcze i operacyjne z uprawnieniami dla właściwych osób.
Instrukcja i szkolenie
Jak czytać pulpit, co zrobić, gdy dane się nie odświeżą, i krótkie szkolenie użytkowników.
Kto odpowiada za co.
Definicje wskaźników zatwierdzacie Wy. My dbamy o to, żeby raport liczył je dokładnie tak, jak zostały zapisane.
Po stronie NexaIT
- warsztat wskaźników i projekt modelu danych
- integracja i czyszczenie źródeł w uzgodnionym zakresie
- budowa pulpitów, harmonogram odświeżania i monitoring
- test odbiorczy porównujący raport z systemem źródłowym
- dokumentacja modelu i szkolenie użytkowników
Po Waszej stronie
- wskazanie osoby, która zatwierdza definicje wskaźników
- dostępy do systemów źródłowych i ich eksportów
- licencje narzędzia BI, płacone bezpośrednio u producenta
- decyzja, kto ma widzieć jakie dane
- udział odbiorców raportu w teście odbiorczym
Czego ta usługa nie obejmuje.
Jasne granice zakresu są częścią dobrej umowy. Mówimy o nich przed podpisaniem, a nie przy pierwszej fakturze.
Jeżeli dane źródłowe są niespójne, pokażemy problem, zanim zaczniemy projektować pulpit.
- ukrywania braków w danych na wykresie zamiast ich naprawy
- budowania raportu bez uzgodnionych definicji wskaźników
- utrzymywania krytycznego raportu na prywatnym koncie pracownika
- licencji narzędzia BI i hostingu bazy danych, które rozliczacie osobno
- interpretacji wyników finansowych, która należy do księgowości i zarządu
Kiedy to dobry projekt, a kiedy nie
To ma sens, jeśli
- Raport powstaje regularnie i ktoś traci na nim godziny co tydzień albo co miesiąc.
- Źródła danych mają właścicieli, a dostęp do nich jest możliwy.
- Zarząd potrafi wskazać decyzje, które raport ma wspierać.
Nie polecamy, jeśli
- Potrzebny jest jeden wykres na jedno spotkanie.
- Nikt nie odpowiada za dane źródłowe i nie ma kto ich poprawić.
- Każdy odbiorca oczekuje innej definicji tego samego wskaźnika i nikt tego nie rozstrzygnie.
Co wpływa na cenę
Najwięcej pracy wymaga zwykle warstwa pod wykresem. Dla orientacji: automatyzacja prostego raportu od 2 500 zł netto, konsolidacja danych od 7 500 zł netto, pulpit BI do sześciu widoków od 15 000 zł netto.
- liczba źródeł danych i to, jak łatwo się do nich dostać
- jakość i zakres danych historycznych
- liczba wskaźników, widoków i poziomów uprawnień
- wymagana częstotliwość odświeżania
- czy potrzebna jest osobna baza, która połączy kilka źródeł
Pytania przed decyzją.
Czy trzeba mieć hurtownię danych?
Nie w każdym projekcie. Przy jednym albo dwóch źródłach pulpit może pobierać dane bezpośrednio. Osobna baza ma sens, gdy źródeł jest kilka, potrzebna jest długa historia albo częste odświeżanie.
Czy możecie pracować z danymi z enova365?
Tak. Zakres zależy od modułów, sposobu dostępu do danych i raportów, których potrzebujecie. Jako Autoryzowany Partner enova365 znamy strukturę tego systemu od strony wdrożeń.
Na czym budujecie pulpity?
Najczęściej na Power BI, bo dobrze łączy się z Excelem i Microsoft 365. Licencje kupujecie bezpośrednio u producenta, a model danych i dokumentacja zostają u Was.
Czy nasi ludzie sami będą mogli zmieniać raport?
Tak, jeśli ktoś w firmie ma to robić. Wtedy łączymy wdrożenie ze szkoleniem z Power BI. Jeśli nie, zespół uczymy tylko korzystania z pulpitu, a zmiany robimy my.
Wiedza w tym temacie.
Wszystkie artykuły
Powiązane
Bezpłatnie · 60 minut online · bez zobowiązań
Najpierw rozmowa o procesie, potem narzędzie.
- Opowiadacie o procesieOnline, przez wideorozmowę. Co dziś zabiera czas, w jakich systemach są dane i co chcecie osiągnąć.
- Mówimy, czy wartoCzasem wystarczy zmiana w arkuszu albo w procesie. Wtedy tak powiemy, zamiast proponować projekt.
- Dostajecie następny krokMailem po spotkaniu: co zmapować, jakie dane przygotować i od czego zależy cena.
Nie prowadzimy formularza kontaktowego. Odbieramy telefon i odpisujemy na pocztę.