Regulamin świadczenia usług

§1. Postanowienia ogólne

Niniejszy Regulamin określa zasady świadczenia usług informatycznych, serwisowych i doradczych przez NEXAIT spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Świebodzinie (66-200), ul. Jeziorowa 2, wpisaną do Rejestru Przedsiębiorców KRS pod numerem 0001201062, NIP 9731116070, REGON 543038261, zwaną dalej „Usługodawcą”.

• Kontakt z Usługodawcą jest możliwy pod adresem e-mail office@nexait.pl oraz telefonicznie: +48 535 040 361 lub +48 511 275 531.
• Regulamin stanowi ogólne warunki umów (OWU) w rozumieniu art. 384 Kodeksu cywilnego i jest wiążący dla klientów korzystających z usług NexaIT.
• Akceptacja Regulaminu jest równoznaczna z zawarciem umowy o świadczenie usług IT na warunkach w nim określonych.
• Regulamin jest udostępniony nieodpłatnie na stronie internetowej w formie umożliwiającej jego pozyskanie, odtwarzanie i utrwalanie.
• Indywidualnie uzgodniona umowa oraz jej załączniki mają pierwszeństwo przed Regulaminem.

§2. Zakres i charakter usług

Usługodawca świadczy usługi informatyczne, w szczególności:

• zdalne i stacjonarne wsparcie IT: helpdesk, administracja, monitoring
• administracja i konfiguracja środowisk chmurowych, w tym Microsoft 365 i Google Workspace
• usługi kopii zapasowych i odzyskiwania danych
• audyty i doradztwo technologiczne
• automatyzacje procesów z wykorzystaniem narzędzi AI i niskokodowych, w tym n8n, Make i Zapier
• inne usługi informatyczne opisane w aktualnej ofercie na stronie nexait.pl/uslugi/

Usługi świadczone są w modelu abonamentowym (Managed IT Services) albo projektowym, obejmującym jednorazowe wdrożenia, audyty i automatyzacje. Usługi realizujemy głównie na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, w języku polskim lub, na życzenie Klienta, w języku angielskim. Usługi mogą być świadczone zdalnie również na rzecz Klientów zagranicznych, przy czym w każdym przypadku stosuje się prawo polskie oraz właściwość sądów polskich. Komunikacja, dokumentacja i raporty mogą być prowadzone w języku angielskim, jeśli Strony tak uzgodnią. Szczegółowe warunki, w tym czasy reakcji, procedury zgłoszeń i SLA, określają odrębne dokumenty: Umowa o świadczenie usług IT oraz Załącznik nr 1 - SLA.

§3. Warunki świadczenia usług drogą elektroniczną

Usługodawca umożliwia kontakt, składanie zapytań i zamówień oraz świadczenie części usług zdalnie, za pośrednictwem poczty elektronicznej, telefonu, formularzy lub kanałów kontaktowych dostępnych na stronie oraz systemu zgłoszeniowego NexaIT, jeżeli został udostępniony.

W celu korzystania z usług drogą elektroniczną niezbędne są:

• urządzenie z dostępem do internetu
• aktualna wersja przeglądarki internetowej: Chrome, Firefox, Edge lub Safari
• aktywny adres e-mail
• w przypadku usług zdalnych - uruchomienie narzędzi do zdalnego wsparcia lub komunikacji, na przykład RustDesk, AnyDesk, TeamViewer, Google Meet, Zoom lub Microsoft Teams, wskazanych przez Usługodawcę

Zabronione jest dostarczanie przez Klienta treści o charakterze bezprawnym lub naruszającym dobra osób trzecich.

Usługodawca może czasowo zawiesić świadczenie usług w przypadku konserwacji lub modernizacji infrastruktury, działania siły wyższej albo awarii technicznej niezależnej od Usługodawcy. O planowanych przerwach w świadczeniu usług Klienci są informowani z wyprzedzeniem, o ile jest to technicznie możliwe.

§4. Zawarcie i rozwiązanie umowy

Do zawarcia umowy o świadczenie usług dochodzi przez podpisanie umowy pisemnej albo przez złożenie zamówienia drogą elektroniczną i akceptację niniejszego Regulaminu. Umowa zawierana jest na czas określony, na przykład 12 miesięcy, lub nieokreślony, zgodnie z ofertą. Klient może rozwiązać umowę z zachowaniem 30-dniowego okresu wypowiedzenia ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego.

Usługodawca może rozwiązać umowę w trybie natychmiastowym w przypadku:

• rażącego naruszenia postanowień Regulaminu lub Umowy
• braku płatności za dwa kolejne okresy rozliczeniowe
• działania Klienta naruszającego bezpieczeństwo systemów IT lub danych

§5. Warunki płatności

Ceny usług podawane są w złotych polskich (PLN) jako kwoty netto, do których doliczany jest podatek VAT według obowiązującej stawki. Płatność za usługi abonamentowe dokonywana jest z góry za każdy okres rozliczeniowy, zgodnie z wystawioną fakturą VAT. W przypadku usług projektowych płatność może być realizowana etapami, na przykład zaliczka i płatność końcowa, zgodnie z ofertą lub harmonogramem projektu. W przypadku opóźnienia w płatności powyżej 7 dni Usługodawca ma prawo wstrzymać świadczenie usług do czasu uregulowania należności.

§6. Odpowiedzialność

Usługodawca świadczy usługi z należytą starannością, zgodnie z aktualnym stanem wiedzy technicznej i obowiązującymi przepisami. Odpowiedzialność Usługodawcy ogranicza się do wysokości wynagrodzenia należnego za jeden miesięczny okres rozliczeniowy.

Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za:

• szkody powstałe w wyniku działań lub zaniechań Klienta
• nieautoryzowane ingerencje w infrastrukturę IT Klienta
• utratę danych spowodowaną awarią sprzętu, oprogramowania lub czynnikami zewnętrznymi
• utracone korzyści i szkody pośrednie
• przerwy w działaniu wynikające z siły wyższej lub działań osób trzecich

Klient zobowiązuje się stosować do zaleceń bezpieczeństwa przekazanych przez Usługodawcę.

§7. Dane osobowe i bezpieczeństwo

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku ze świadczeniem usług jest NEXAIT sp. z o.o.

Dane osobowe Klientów przetwarzane są w celach:

• realizacji umowy o świadczenie usług
• kontaktu i obsługi zgłoszeń
• rozliczeń księgowych i podatkowych
• archiwizacji dokumentacji zgodnie z obowiązującym prawem

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, lecz niezbędne do świadczenia usług. Szczegółowe zasady przetwarzania danych opisuje Polityka prywatności NexaIT, dostępna na stronie nexait.pl/polityka-prywatnosci/. W przypadku przetwarzania danych osobowych w imieniu Klienta Strony zawierają Umowę powierzenia przetwarzania danych (DPA), stanowiącą osobny dokument.

§8. Reklamacje

Klient ma prawo składać reklamacje dotyczące jakości lub sposobu świadczenia usług e-mailowo na adres office@nexait.pl albo listownie na adres siedziby Usługodawcy. Reklamacja powinna zawierać dane identyfikacyjne Klienta, opis problemu i żądanie. Reklamacje są rozpatrywane w terminie 14 dni roboczych od dnia ich otrzymania. Odpowiedź na reklamację przekazywana jest w tej samej formie, w jakiej została złożona, chyba że Klient wskaże inaczej.

§9. Poufność i własność intelektualna

Wszelkie informacje uzyskane w związku z realizacją usług mają charakter poufny i nie mogą być ujawniane osobom trzecim bez zgody drugiej Strony. Materiały, konfiguracje, dokumentacja, skrypty i oprogramowanie opracowane przez Usługodawcę stanowią jego własność intelektualną. Klient uzyskuje niewyłączne, nieprzenoszalne prawo do korzystania z efektów pracy NexaIT w zakresie niezbędnym do realizacji celu współpracy. Licencje podmiotów trzecich podlegają warunkom ich producentów.

§10. Postanowienia końcowe

Regulamin wchodzi w życie z dniem jego publikacji na stronie internetowej Usługodawcy.

Usługodawca zastrzega sobie prawo do zmiany Regulaminu w przypadku:

• zmiany przepisów prawa
• zmian technologicznych lub organizacyjnych
• rozszerzenia zakresu usług

O zmianie Regulaminu Usługodawca poinformuje poprzez publikację nowej wersji na stronie internetowej. Do umów zawartych przed zmianą Regulaminu stosuje się jego wersję obowiązującą w chwili zawarcia umowy. W sprawach nieuregulowanych zastosowanie mają przepisy Kodeksu cywilnego oraz innych powszechnie obowiązujących aktów prawnych. Wszelkie spory wynikłe ze świadczenia usług będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Usługodawcy.