Najpierw mapa procesów, potem automatyzacja i system.
Zanim kupicie narzędzie, sprawdźmy, gdzie w firmie naprawdę ginie czas. Audyt kończy się listą procesów do zmiany, szacunkiem oszczędności i planem na najbliższy rok.
Trzy wejścia, zależnie od tego, co chcecie wiedzieć.
Bezpłatny przegląd IT
0 zł 60 minut online
Stan kopii, sieci, dostępów i bezpieczeństwa. Karta trzech priorytetów.
SzczegółyMapowanie procesu
od 1 800 zł 1-3 dni
Firma, która wie, który proces boli, i chce go rozrysować przed automatyzacją albo wdrożeniem systemu.
Pakiet 3 procesów: 4 500 zł, pakiet 5 procesów: 7 000 zł.
Audyt operacyjny
od 3 500 zł 2-5 dni
Firma, która chce wiedzieć, co automatyzować i ile to da, zanim cokolwiek kupi.
Firmy powyżej 50 osób: od 6 000 zł.
Ceny netto.
Jak przebiega audyt operacyjny.
Trzy etapy, od rozmów z ludźmi do planu, który da się przedstawić zarządowi.
- Wywiady z kierownictwem i pracownikami, obserwacja procesów przy pracy, spis używanych narzędzi.
- Diagramy głównych procesów, wskazanie pracy ręcznej, pomiar czasochłonności i wąskich gardeł.
- Ocena dojrzałości cyfrowej w skali 1-5, lista procesów do automatyzacji z priorytetami, szacunkowy zwrot każdej rekomendacji i plan na 6-12 miesięcy.
Co dostajecie na koniec.
- raport PDF
- edytowalne diagramy procesów
- matryca priorytetów
- szacunki oszczędności
- prezentacja dla zarządu
Audyt IT czy audyt procesów? Najpierw właściwe pytanie.
Oba zaczynają się od rozmowy, ale kończą innym rodzajem decyzji.
Audyt infrastruktury odpowiada na pytania o kopie zapasowe, konta, aktualizacje, sieć, serwery i zabezpieczenia. Audyt operacyjny śledzi przepływ informacji oraz pracy między ludźmi i systemami. Pokazuje, gdzie dane są przepisywane, decyzje czekają na wiadomość, a raport zależy od jednej osoby.
Jeżeli problemem są przestoje, brak dokumentacji albo niepewność, czy dane można odtworzyć, zaczynamy od infrastruktury. Jeżeli firma działa, ale traci czas na ręczne czynności i niespójne arkusze, właściwe jest mapowanie procesu. Gdy oba obszary się łączą, rozdzielamy je w raporcie i nie sprzedajemy jednego szerokiego audytu bez granic.
Jak przygotować firmę, żeby audyt dał użyteczny wynik.
Nie trzeba tworzyć dokumentacji specjalnie dla audytora. Potrzebne są osoby, które znają pracę w praktyce.
Przed startem ustalamy sponsora po stronie firmy, właścicieli badanych procesów i osoby wykonujące codzienne czynności. Prosimy o przykładowe formularze, raporty, eksporty lub zanonimizowane dokumenty, jeśli są potrzebne do zrozumienia przepływu. Dostępy techniczne przekazujecie tylko wtedy, gdy wynikają z uzgodnionego zakresu.
Najwięcej wartości dają realne przypadki: zamówienie z wyjątkiem, korekta faktury, brak danych w raporcie albo zadanie, które wraca między działami. Nie oceniamy pracowników. Szukamy miejsc, w których proces wymusza ręczne obejścia, nie pokazuje właściciela albo nie pozostawia śladu pozwalającego ustalić stan sprawy.
Priorytety po audycie, nie lista życzeń bez kolejności.
Każdą rekomendację oceniamy pod kątem wpływu, ryzyka, kosztu oraz gotowości organizacji.
Najpierw oddzielamy działania wymagane do ograniczenia istotnego ryzyka od usprawnień, które oszczędzają czas. Następnie wskazujemy zależności: automatyzacja nie powinna wyprzedzać uporządkowania danych, a nowy pulpit BI nie rozwiąże sporu o definicję wskaźnika. Plan pokazuje kolejność i osoby odpowiedzialne, nie tylko nazwy narzędzi.
Szacunek korzyści opieramy na obserwacji i danych przekazanych przez firmę. Jeśli nie ma wiarygodnego pomiaru stanu wyjściowego, zapisujemy założenie i sposób jego sprawdzenia. Nie deklarujemy procentowej oszczędności ani zwrotu z inwestycji bez podstaw. Rekomendacja może również brzmieć: nie automatyzować, tylko uprościć procedurę.
Co dzieje się z raportem, gdy nie wybierzecie NexaIT do wdrożenia.
Materiały powstają po to, żeby można było podjąć decyzję i przekazać pracę dowolnemu wykonawcy.
Raport, diagramy i matryca priorytetów trafiają do klienta w uzgodnionym formacie. Opisujemy stan obecny, proponowany przebieg, wyjątki, właścicieli oraz kryteria odbioru. Hasła i inne dane dostępowe nie trafiają do raportu; przechowujemy je i przekazujemy zgodnie z osobną procedurą bezpieczeństwa.
Rekomendacje możecie wdrożyć samodzielnie, z obecnym dostawcą albo z NexaIT. Jeżeli przygotowujemy ofertę realizacji, jest ona osobnym dokumentem z zakresem, harmonogramem, odpowiedzialnością i ceną. Audyt nie tworzy obowiązku zamówienia kolejnego etapu i nie ukrywa kosztu wdrożenia w ogólnych sformułowaniach.
Poufność i dostęp, tylko w uzgodnionym zakresie.
Do mapowania procesu często wystarczają rozmowy, demonstracja pracy i zanonimizowane przykłady.
Przed audytem wskazujemy dane, których rzeczywiście potrzebujemy, sposób ich przekazania oraz osoby uprawnione do dostępu. Nie kopiujemy całych zbiorów „na wszelki wypadek”. Jeżeli analiza wymaga danych osobowych, informacji handlowych albo dostępu administracyjnego, ustalamy podstawę, zabezpieczenia i termin usunięcia materiałów roboczych.
W raporcie używamy opisów potrzebnych do decyzji, bez haseł i sekretów. Przykłady mogą zostać zanonimizowane. Osoby biorące udział w wywiadach wiedzą, jaki jest cel rozmowy, a właściciel procesu zatwierdza mapę stanu obecnego przed przygotowaniem rekomendacji. Takie potwierdzenie ogranicza ryzyko projektowania rozwiązania na podstawie niepełnego obrazu.
Jeżeli audyt ujawni pilne ryzyko, informujemy o nim od razu zamiast czekać na końcowy raport. Działanie naprawcze wymaga jednak osobnego uzgodnienia, o ile nie zostało wcześniej wpisane do zakresu. Zachowujemy dzięki temu rozdział między niezależną diagnozą a wdrożeniem proponowanego rozwiązania na piśmie.
A potem? Wdrażamy to, co się opłaca.
Pytania o audyt.
Czym różni się audyt od bezpłatnego przeglądu IT?
Przegląd to godzina online z inżynierem, która pokazuje trzy najważniejsze ryzyka w IT: kopie, sieć, dostępy, bezpieczeństwo. Audyt operacyjny trwa kilka dni i dotyczy procesów: gdzie ginie czas, co automatyzować i ile to da.
Czy audyt obejmuje bezpieczeństwo IT?
Audyt operacyjny skupia się na procesach i automatyzacji. Podstawy bezpieczeństwa omawiamy na bezpłatnym przeglądzie IT, a pełny audyt bezpieczeństwa wyceniamy osobno, po rozmowie o zakresie.
Czy musimy potem zamówić wdrożenie u Was?
Nie. Raport, diagramy i matryca priorytetów są Wasze. Możecie wdrożyć rekomendacje sami, z nami albo z inną firmą.
Ile czasu zajmie to naszym pracownikom?
Najwięcej na etapie wywiadów i obserwacji pracy, zwykle po godzinie lub dwóch na osobę. Resztę robimy sami.
Bezpłatnie · 60 minut online · bez zobowiązań
Przegląd IT, a nie rozmowa sprzedażowa.
- Rozmawiacie z inżynieremOnline, przez wideorozmowę. Nie z handlowcem. Niczego nie instalujemy i nie zmieniamy.
- Sprawdzamy 8 obszarówKopie, dostępy, sieć, pocztę, serwer, licencje, ochronę i gotowość na KSeF.
- Dostajecie kartęTrzy priorytety na jednej stronie, mailem po spotkaniu. Wasze, do dowolnego użytku.
Nie prowadzimy formularza kontaktowego. Odbieramy telefon i odpisujemy na pocztę.