Migracja poczty i plików bez dnia, w którym nic nie działa
Przenosimy firmę do Microsoft 365 albo Google Workspace. Z uwierzytelnieniem domeny, uporządkowanymi uprawnieniami i planem wycofania na wypadek, gdyby coś poszło nie tak.
Kiedy warto się tym zająć
Jeśli rozpoznajecie u siebie dwa albo trzy z tych objawów, bezpłatny przegląd IT pokaże, od czego zacząć.
- Poczta firmowa działa na hostingu i regularnie ląduje w spamie u odbiorców.
- Pracownicy używają prywatnych kont do spraw firmowych, bo tak jest wygodniej.
- Pliki są na pulpitach i na jednym dysku sieciowym, do którego dostęp ma każdy.
- Po odejściu pracownika nie da się szybko odebrać dostępu do wszystkiego.
- Praca zdalna oznacza wysyłanie dokumentów mailem do siebie samego.
- Nie ma uwierzytelniania dwuskładnikowego, bo hosting go nie obsługuje.
- Firma płaci za skrzynki, ale nikt nie wie, ile ich jest i czyje one są.
Co robimy w ramach tej usługi.
- 1
Wybór środowiska
Porównanie Microsoft 365 i Google Workspace pod Wasze procesy, nie pod nasze preferencje. Decyduje to, w czym pracują Wasi ludzie i z czym musi się integrować system branżowy.
- 2
Konfiguracja domeny i uwierzytelnianie poczty
Rekordy MX oraz SPF, DKIM i DMARC. To ta część, której pominięcie kończy się pocztą w spamie i podszywaniem się pod Waszą domenę.
- 3
Migracja skrzynek
Przeniesienie poczty, kalendarzy i kontaktów z zachowaniem struktury folderów. Migracja odbywa się etapami, więc nie ma dnia bez dostępu do poczty.
- 4
Migracja plików i struktura dysków
Przeniesienie dokumentów z uporządkowaniem struktury i ustawieniem uprawnień. Dyski współdzielone należą do firmy, nie do osoby, która utworzyła folder.
- 5
Uwierzytelnianie dwuskładnikowe i polityki
Wymuszenie drugiego składnika, reguły dostępu warunkowego i polityki ograniczające wyciek danych. Wdrażane etapami, żeby nie zablokować pracy.
- 6
Praca zespołowa
Konfiguracja zespołów, kanałów i wspólnych kalendarzy w sposób, który odpowiada Waszej strukturze, a nie domyślnym ustawieniom producenta.
- 7
Szkolenie zespołu
Cztery godziny praktyki: gdzie leżą pliki, jak współpracować nad dokumentem, jak działa drugi składnik i co zrobić z podejrzaną wiadomością.
- 8
Dwa tygodnie wsparcia po starcie
Okres, w którym pojawiają się wszystkie pytania, których nikt nie zadał na szkoleniu. Wliczony w cenę wdrożenia.
Co dostajecie na piśmie.
Dokumentacja konfiguracji
Rekordy domeny, lista kont z rolami, struktura dysków współdzielonych i zastosowane polityki bezpieczeństwa.
Plan migracji z punktem wycofania
Harmonogram etapów, warunek przejścia dalej i sposób powrotu do stanu poprzedniego, jeżeli coś nie zadziała. Bez tego migracja jest zakładem.
Raport weryfikacji przeniesienia
Porównanie liczby wiadomości i plików przed migracją i po niej, żeby dało się potwierdzić, że nic nie zostało po drodze.
Instrukcja dla pracowników
Kilka stron o tym, co się zmieniło i gdzie teraz szukać rzeczy, z ekranami z Waszego środowiska, nie z materiałów producenta.
Kto odpowiada za co.
Bałagan w plikach przeniesiony do chmury pozostaje bałaganem, tylko w nowym miejscu. Możemy pomóc uporządkować strukturę, ale decyzja, co jest jeszcze potrzebne, należy do Was.
Po stronie NexaIT
- konfiguracja środowiska chmurowego, kont i uprawnień
- ustawienie rekordów domeny i uwierzytelniania poczty
- przeprowadzenie migracji poczty, kalendarzy, kontaktów i plików
- weryfikacja kompletności przeniesienia i raport z porównania
- konfiguracja uwierzytelniania dwuskładnikowego i polityk bezpieczeństwa
- szkolenie zespołu i wsparcie w pierwszych dwóch tygodniach
- dokumentacja konfiguracji przekazana na własność
Po Waszej stronie
- decyzja o wyborze środowiska i planie licencyjnym
- zakup licencji dla użytkowników, który jest kosztem powtarzalnym u producenta
- dostęp do panelu domeny albo zgoda dostawcy domeny na zmianę rekordów
- wskazanie struktury organizacyjnej i tego, kto ma widzieć jakie dane
- uporządkowanie plików przed migracją albo decyzja, że przenosimy je w obecnym stanie
- udział pracowników w szkoleniu i zgoda na wprowadzenie drugiego składnika
- wyznaczenie osoby, która po wdrożeniu zakłada i blokuje konta, jeśli nie robimy tego w abonamencie
Czego ta usługa nie obejmuje.
Jasne granice zakresu są częścią dobrej umowy. Mówimy o nich przed podpisaniem, a nie przy pierwszej fakturze.
Licencje zamawiamy w Waszym imieniu, jeśli tak wolicie, a stałą administrację kontami przejmujemy w ramach pakietu opieki. Nie ukrywamy jednak kosztu licencji w cenie wdrożenia.
- licencji użytkowników, które są kosztem powtarzalnym u producenta i rosną rok do roku
- odzyskiwania wiadomości usuniętych przed rozpoczęciem migracji
- migracji z systemów, do których producent nie udostępnia sposobu wyeksportowania danych
- przenoszenia baz systemów branżowych, co jest osobnym projektem
- kosztu domeny i jej utrzymania
- archiwizacji poczty wymaganej przepisami branżowymi, która potrzebuje osobnego rozwiązania
- stałej administracji kontami po wdrożeniu, jeżeli nie macie pakietu opieki
Kiedy to dobry wybór, a kiedy nie
To ma sens, jeśli
- Poczta działa na hostingu i sprawia problemy z dostarczalnością.
- Zespół pracuje w kilku miejscach i potrzebuje wspólnych dokumentów.
- Chcecie uwierzytelnianie dwuskładnikowe, którego obecne rozwiązanie nie obsługuje.
- Rotacja pracowników wymaga szybkiego odbierania dostępów.
Nie polecamy, jeśli
- Dane nie mogą opuścić Waszej infrastruktury z powodów umownych. Wtedy rozmawiamy o rozwiązaniu lokalnym.
- Łącze internetowe jest niestabilne, a praca nie może zależeć od chmury.
- Szukacie najtańszej poczty. Hosting bywa tańszy, tylko bez tych funkcji.
- Firma nie chce wprowadzać drugiego składnika. Wtedy migracja rozwiązuje tylko część problemu.
Co wpływa na cenę
- liczba użytkowników i skrzynek do przeniesienia
- ilość danych w skrzynkach oraz na dyskach, bo od tego zależy czas migracji
- system źródłowy i to, czy da się z niego wyeksportować dane w standardowym formacie
- liczba dysków współdzielonych i złożoność uprawnień
- czy potrzebne są reguły dostępu warunkowego i polityki ograniczające wyciek danych
- liczba integracji z systemami branżowymi
- zakres szkolenia i liczba grup, które trzeba przeszkolić osobno
Pytania przed decyzją.
Microsoft 365 czy Google Workspace?
Jeżeli zespół pracuje w Excelu na złożonych plikach, a system branżowy integruje się z Outlookiem, praktyczniejszy będzie Microsoft 365. Jeżeli praca jest głównie przeglądarkowa, a firma ceni prostotę administracji, Google Workspace zwykle wygrywa. Nie jesteśmy partnerem żadnego z tych producentów, więc doradzamy pod Wasz sposób pracy, a nie pod program partnerski.
Czy podczas migracji poczta przestanie działać?
Nie powinna. Migrację prowadzimy etapami: najpierw kopiujemy dane przy działającej starej skrzynce, potem przełączamy rekordy domeny, a na końcu synchronizujemy wiadomości, które dotarły w międzyczasie. Przez kilka godzin po przełączeniu wiadomości mogą trafiać do obu miejsc i to normalne. Przełączenie planujemy poza godzinami pracy.
Co się dzieje ze starą pocztą?
Zostaje przeniesiona razem z folderami. Zalecamy też zachowanie starego środowiska na kilka tygodni po migracji jako punktu odniesienia, zanim je wyłączycie. Koszt tego okresu to zwykle jeden miesiąc hostingu i warto go ponieść.
Czy potrzebujemy potem stałej opieki?
Nie musicie. Wdrożenie jest zamkniętym projektem i po nim macie działające środowisko oraz dokumentację. Stała administracja kontami, uprawnieniami i politykami wchodzi do pakietu opieki, jeżeli nie chcecie robić tego samodzielnie.
Wiedza w tym temacie.
Wszystkie artykuły
Powiązane
Bezpłatnie · 60 minut online · bez zobowiązań
Przegląd IT, a nie rozmowa sprzedażowa.
- Rozmawiacie z inżynieremOnline, przez wideorozmowę. Nie z handlowcem. Niczego nie instalujemy i nie zmieniamy.
- Sprawdzamy 8 obszarówKopie, dostępy, sieć, pocztę, serwer, licencje, ochronę i gotowość na KSeF.
- Dostajecie kartęTrzy priorytety na jednej stronie, mailem po spotkaniu. Wasze, do dowolnego użytku.
Nie prowadzimy formularza kontaktowego. Odbieramy telefon i odpisujemy na pocztę.